Evenement organiseren? 10 tips

Bij het plannen van een evenement komt een hoop kijken. Of het nu aankomende zomer om een gezellig feest voor uw buurt gaat, een netwerkborrel met ondernemers uit de gemeente of een evenement bij de organisatie waar u werkt. Om van het evenement een succes te maken is het goed om planmatig te werken. Daarom geven we u hierbij graag 10 tips om een geslaagd evenement te organiseren.

1: Wat is de doelstelling?

Een gezellig buurtfeest met aandacht voor een schone omgeving, milieu of veiligheid vraagt een ander soort evenement dan een zakelijke borrel voor ondernemers of klanten van een organisatie.

2: Wie vormt de doelgroep?

Ouders met kinderen willen uiteraard andere activiteiten dan klanten van een organisatie bijvoorbeeld.

3: Wat is het budget?

Hoeveel middelen er beschikbaar zijn, bepalen het evenement. Een organisatie betaalt een evenement zelf, maar er kan ook samen met andere bedrijven of sponsoren gewerkt worden.

4: Wanneer en waar gaat het evenement plaatsvinden?

Bij een evenement met bijvoorbeeld presentaties is het aan te raden deze binnen te houden. Overdekte ruimte is altijd verstandig, aangezien het ook in de zomer nog wel eens nat en fris kan zijn.

5: Waaruit bestaat het dagprogramma?

Een evenement in de buurt mag best een relaxte sfeer hebben, met bijvoorbeeld kraampjes en spelletjes. Bij een zakelijk evenement is de insteek meer informatief, met bijvoorbeeld sprekers, presentaties en workshops.

6: Zijn er vergunningen nodig?

Bij de gemeente kunt u nagaan of en welke vergunningen er nodig zijn, zoals voor alcoholverkoop, geluid en muziek, of van de politie of brandweer. Aangezien sommige vergunningen minimaal 6 maanden vooraf aangevraagd zijn, is het belangrijk her tijdig achteraan te gaan.

7: Hoe wordt de catering verzorgd?

Hapjes en drankjes kunnen professioneel verzorgd zijn door een cateringbedrijf, maar in het geval van een informeel evenement kan er ook gevraagd worden zelf wat mee te nemen.

8: Hoe wordt het evenement aangekleed?

De aankleding is natuurlijk erg afhankelijk van de doelgroep en de doelstelling van het evenement. Bij een gezellig buurtfeest mogen bijvoorbeeld best slingers en ballonnen, maar dit is niet geschikt voor een zakelijke aangelegenheid. Bij netwerkborrels bijvoorbeeld is het belangrijk dat mensen elkaar bij naam leren kennen. Er zijn chique naambadges voor evenementen op zakelijk gebied die bijvoorbeeld jaarlijks georganiseerd worden, en eenvoudig hergebruikt kunnen worden.

9: Hoe gaat de uitnodiging eruit zien (en andere promotie)?

Gebruik verschillende media en kanalen om het evenement te promoten, zoals flyers, lokale krant, nieuwsbrief of website. Zorg dat in een opslag duidelijk is wat de doelstelling is.

10: Het evenement is achter de rug. Klaar?

Omdat het organiseren van een evenement altijd weer een drukke bedoeling is, zult u blij zijn als het achter de rug is. Vergeet echter niet na het evenement de aanwezigen te bedanken. Ook is het raadzaam het evenement te evalueren, zodat u de geleerde lessen later nog eens kunt gebruiken. Wat ging er goed en wat kon er beter? Door dit duidelijk te documenteren wordt het volgende evenement vast nog succesvoller!